外部政策驱动

中华人民共和国财政部《会计档案管理办法》（国家档案局令第79号，〔2016〕5号）

第八/九条：同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料/单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。

关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知（财会〔2020〕6号）

第四条 ：单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

第五条 ：符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准（试行版）的通知（财会便函 〔2023） 18号　）

接收说明：数电票进行会计入账时，需依据财政部《数电票标准》的要求形成入账端电子凭证-会计信息结构化数据文件，并与开具端带有数字签名的XMI 文件一并进行会计档案归档备查。

内部管理驱动

会计档案归档现状

①从费控系统打印电子发票、报账单据、合同等原始凭证，并粘贴或订在一起；

②从财务系统打印记账凭证，找到对应的单据，并粘贴或订在一起；

③从资金系统或网银打印电子回单，或从银行取回纸质回单，找到对应的凭证，并粘贴或订在一起。

痛点分析

纸质会计档案的存在确实引发了许多痛点，这些问题不仅令企业管理变得复杂，还带来了不必要的成本和风险：

①电子档案分散与纸质档案统一归档问题：

纸质档案通常在公司办公室、仓库和存档室中分散保存，这种分散会导致文件的遗漏或丢失。与此不同，电子会计档案可以轻松集中存储在公司内部或云端服务器上。例如，一项调查显示，85%的企业在处理会计档案时存在丢失文件的问题，而只有10%的企业在电子档案管理中遇到类似问题。

②归档时的繁琐流程：

归档时需要打印纸质凭证、单据和回单，这一过程繁琐耗时，容易出现错误。举个例子，一个中等规模的公司每个月需要打印数百份文件进行归档，这需要大量的劳动力和时间，还容易出现人为错误。相比之下，电子归档可以通过一键操作完成，提高了工作效率。据调查，纸质归档需要的平均时间是电子归档的两倍以上。

③浪费和环境问题：

大量打印需要大量的纸张和打印耗材，如墨盒和打印机维护用品，这不仅增加了采购和库存成本，还产生了不必要的废弃物。纸质文件需要存储在办公室、文件柜、存档室等地方，这不仅导致了空间不足，还使得文件难以整理和查找，打印、整理、分类和存储纸质文件也需要大量的人力资源。

④与系统凭证的脱节问题：

纸质档案通常无法与企业的财务系统进行有效关联，这对审计和税务工作造成了极大的困扰。电子会计档案可以直接与财务软件集成，提供实时的访问和关联。例如，有报道表明，在某次税务审计中，一个企业因纸质档案与电子凭证不匹配而支付了数百万美元的额外税款。

企业在构建电子会计档案系统时需要追求三个核心目标。首先，系统必须遵守国家对会计档案和电子会计档案的管理法规和标准，以确保合法合规。同时，系统设计应考虑财务操作的实际使用情况，以满足用户的需求，实现电子会计档案的标准化、自动化和数字化管理，从而提高档案的管理和处理效率。此外，积极参与ESG（环境、社会、治理）实践，推动企业朝着无纸化和电子化的方向发展，有助于减少资源浪费，降低环境影响，并提升企业社会责任形象。