上海疫情爆发 加速数字化运营

2022年3月，在全国疫情形式日益严峻的大背景下，上海从小区封控到全市封控的愈发严格的疫情管控政策，对企业来说，最棘手的是：团队人员的“地理隔离”，可能会导致公司的许多工作的停顿，也对一些在进行中的项目带来了各种不便，既需要与客户建立密切信任关系，又要保持社交距离，这打乱了原本需要安排到客户现场进行项目实施的计划。

针对这些问题云简进行了远程交付保障的举措，无论甲方还是乙方，双方都有共同的目标，即“项目保质保量、按时顺利上线”，针对无法到现场实施的项目，进行异地项目进行远程交付，打破业务停顿的僵局，保证项目如期上限，各项管理工作正常开展。

疫情高位运行，企业也必须加快数字化转型的步伐，提高云服务的采用率，并且广泛运用至企业实际的业务中去，哪怕疫情最终结束，企业也不可避免要面对新常态，告别旧工作模式，推进转型的议程，实施业务流程自动化转型，形成生产力优势。

尽管一些工作项目仍需驻场完成才能发挥最高效率，但在数字化大背景下，大多数工作可以远程执行，SaaS模式拥有着天然的优势，可采用远程交付模式，有助于企业增强项目按时交付的信心，提高双方满意度，减少顾问人员的差旅成本，客户在低成本的投入下，增加了业务的灵活及弹性，无惧不断变化的业务及环境带来的风险，远程交付会议可录制，也加强了专业知识的传授，实现智慧运营，提高交付速度并可扩大交付规模从而实现更大的价值。

在2020疫情首次爆发以来，云简对于远程交付也积累了许多经验，丰富的经验和充足的准备足以敏捷应对变化，许多项目在疫情影响下通过远程交付都保质保量顺利上线，这得益于云简专业的实施团队和“以客户为中心”的价值观，高度重视每个项目。交付模式从现场变为远程，这改变了与客户交流、内部协作的方式以及增强团队，以确保远程工作有效地开展。那么，云简是如何开展远程实施工作的呢？

三层运维机制 精细化服务客户

云简实施团队设计了三层运维机制，帮助实施团队和客户轻松应对面临的错综复杂的挑战。在项目启动开始一直到最终用户培训，全面贯彻实施内部制定的三层运维机制，无论远程还是现场实施，秉持相同标准交付，三层运维机制的优势主要是可以快速、高效地解决用户系统操作中所遇到的问题，同时感谢客户高层的支持和认可，项目组的理解和积极配合，远程实施过程中也加深了用户对云简平台的了解和认识，也为实施团队的工作展开奠定了基础。

三层运维机制分为三个层次，有不同的顾问负责：

一级运维由关键用户负责处理：最终用户遇到的电脑端和移动端的软件登录问题、操作流程问题、差旅政策咨询问题；

二级运维由内部顾问负责处理：关键用户反馈上来的无法解决的最终用户问题、基础数据维护问题、系统配置问题、权限调整问题；

三级运维由云简顾问负责处理：内部顾问反馈上来的无法解决的关键用户和最终用户问题、系统升级问题、业务变更问题；

云简实施团队为客户培养了内部顾问小组，对内部顾问培训及关键用户测试的过程进行不断指导，将表单字段、审批流、差旅标准等简单的配置问题赋能于客户，使得内部顾问对云简系统有较高的熟悉度，培养内部顾问自行维护基础配置和数据维护的能力，可自行现场解决相关问题，内部顾问小组实现引领整个项目的实施过程。

根据业务实施场景不同，内部顾问与关键用户培训内容也有所不同，内部顾问主要是培训系统维护方面的内容，包括表单引擎、规则引擎、工作流引擎及预算管控方面，负责后期的系统配置调整、主数据维护；关键用户培训是着重于系统熟练操作以便对接最终用户。

针对不同状况，云简根据不同问题制定了不同标准：

基础性问题：如表单基础配置、主数据系统维护、审批流程节点调整，配置量较小是5分钟内解决，配置量较大是1小时内解决。

需求型问题：如对云简系统界面优化、功能升级（催办功能），每周产销协同会议后反馈给研发团队。

高标准顾问服务，全渠道待命客户

基于上述的三层运维机制，建立有针对性的解决方案，使得客户随时随地都能找到对应的顾问解答相关问题。

云简顾问在项目每个阶段随时待命客户的需求，保持随时在线，可以充分利用电话、微信、视频等工具，这次疫情，市面上也推出了大量视频会议系统、远程协作系统，可全力保障实施团队及时回复客户群中相关消息，如果不能及时解答，就先告知处理方案及预计解决时间，让客户知道这个问题已经在处理，处理结果一旦出来立即与客户同步信息，确保疫情期间业务体验不受影响，并且定期举行远程同步会议，云简要求项目组成员集体参加每周五的30分钟周会，复盘本周的项目工作是否按计划完成、若是则总结经验、若否则反思不足，安排下周的工作计划。周会结束形成项目周报，发送给项目组成员。

在与客户的沟通过程中，客户有自己的担忧和诉求，担心远程交付相较于现场实施实际效果会打折扣，由于不能实时面对面交流，因为不能保持高质量，高效率的服务，会影响到最终项目的上线和使用。同时希望项目后期能依靠公司内部顾问在系统上搭建一些基础的表单，以便实现后续的自我赋能，也要求远程交付过程中也需要及时响应避免出现项目中断现象。

远程交付实践 项目成功上线

花安堂客户便是最好的例证，2022年2月，云简业财签约了中国领先化妆品制造企业——花安堂集团，为其搭建业财一体化智能运营平台，助力花安堂集团实现财务数字化转型。在疫情的驱动下，花安堂实施了远程交付，通过云简实施团队的专业及建立的三层运维机制，项目实施效果并不会因为远程实施而大打折扣，通过内部顾问培训、最终用户培训都保持着全天候远程线上会议支持，让问题得到及时的反馈和解答。

花安堂内部顾问团队由五名内部员工组成，系统开发部3位老师，其中1位是系统开发部总监，2位高级技术顾问，多年IT行业经验，在花安堂负责ER系统、OA系统的运维。主要负责13张表单（包含对私业务和对公业务）的系统配置；数据维护，包括组织架构、人员、项目、供应商主数据。财务部2位老师，其中1位财务经理，1位高级管理会计师，资深财务从业者，能够清晰、准确地提出业务及财务方面的需求；主要负责云简系统【财务管理】、【财务设置】、【预算模块】的数据维护和系统设置。

同时云简实施团队建立了健全问题处理机制，花安堂项目中的《用户问题清单》和《内部顾问运维手册》由云简实施团队和花安堂内部顾问一起在线维护。其中，用户遇到的问题会登记在《用户问题清单》里并同时分派“负责人”负责解决处理问题，也有利于问题的记录、追踪，工作的复盘；内部顾问经常遇到的配置事项、操作问题会维护在《内部顾问运维手册》，双方一起维护可以同步运维知识、完善手册内容、利于知识转移和工作交接。

一方面，对客户提出的问题进行及时的反馈，配置量小的问题5分钟内解决、配置量较大的问题1小时内解决；另一方面，面对暂时无法解决的需求问题通过redmine工具进行管理和响应，以便后期及时跟进问题处理进度，每周与客户更新问题处理进度。

客户评价 专业敬业高效

花安堂项目一阶段如期顺利完成，二阶段也在进行中，同时也收到了许多客户的一致好评！云简实施团队在客户面前树立了一个专业、负责、积极、认真的形象，而这个形象的树立时需要在每次与客户沟通的过程中、解决问题的过程中用自己的实际行动和真诚去打动客户，取得了客户的理解、信赖、支持，是远程交付项目顺利实施的重要因素！

“在双方项目组的高度配合及合作下，一阶段与二阶段均按照原计划准时顺利上线，并稳定运行至今，全面实现了我司费控整体流程及管控由线下到线上的变革，感谢云简对项目的高度重视，也让我们感受到云简团队是一支专业敬业，坚定高效的团队，在项目过程中云简团队不惧问题，敢于挑战，在上海疫情最严重时期，项目不仅如期上线，且比原计划提前半个月验收，对云简项目团队予以诚挚的感谢，期待长期合作！”

——数牍科技 郭总

“作为山东黄金ERP项目的重要配套系统之一，项目团队克服时间紧，任务重等诸多困难，如期保质保量完成项目上线，在此感谢贵司领导对项目的高度重视，让我们感受到云简项目团队的专业态度和精神，面对技术难题，思路清晰，勇于攻克，处理得当，给我司留下了深刻的印象。特此代表山东黄金项目组，对云简项目团以予以诚掌的感递与表扬！”

——山东黄金 于总

“非常感谢贵司对本次项目的重视，特别感谢本次项目组成员，无论从前期项目调研、对接、需求梳理到中期系统配置与接口连通，还是后期系统上线问题解决与功能优化，都体验了业务知识专业性，优秀的客户沟通能力及极快的需求响应速度！希望在未来，我们双方依然能以更高效专业的合作，完成一个又一个的里程碑！”

——上海信谊联合医药 钱总